職務知識（秘書検定に合格したい！）

秘書の仕事内容

定型業務…日常的に行うもの

・上司の身のまわりの世話
食事やお茶のサービス、上司の健康管理、自動車の手配

・来客の接遇
来客の応対、電話応対、茶菓のサービス、上司不在時の対応

・スケジュールの管理
スケジュールの作成・管理、面会予約の受付、スケジュール変更の際の連絡・処理、上司の私的スケジュール管理

・出張の際のスケジュール管理
日程表の作成、交通機関の手配、宿泊先の手配、関係部署への連絡

・会議、会合、冠婚葬祭の手伝い
必要資料などの事前準備、会場の手配、前日までの準備と当日受付その他

・部屋の管理
上司執務室の環境設備、会議室・応接室の管理

・その他

非定型業務…突発的に生じるもの

・急病
・天災地変
・不法侵入者
・その他

秘書としての職務の限界はここまでという線引きがはっきりしないため、その境界線がかなり複雑になります。何が越権行為や独断専行になるのか、自分自身で理解し身につけましょう。

秘書の所属形態

機能による分類

・直接補佐型
上司の代理権を持つ秘書。専門的知識を持ち、上司のブレーンとして補佐する形態。
男性秘書に多く見られる。

・間接型
代理権を持たない秘書。雑務を処理することによって上司を間接的に補佐する形態。
女性秘書に多く見られる。

所属形態による分類

・秘書課に属する秘書
・チームつき秘書
・兼務秘書
・個人つき秘書
・一般企業以外の秘書

・秘書検定では「間接型秘書」をしっかり覚えておきましょう。

秘書の機能と役割

企業内における上司と秘書の位置

ライン機能とスタッフ機能
・ライン機能：利益を生み出すための機能。製造部、販売部など。
・スタッフ機能：ライン機能を援助、補佐するための機能。総務部、人事部など。

上司と秘書の機能と役割の違い

・上司：ライン機能に属する
・秘書：スタッフ機能に属する

秘書の機能と役割

・秘書の機能：上司を補佐すること
・秘書の役割：雑務を処理すること

応用

上司の代行業務

・当然すべき代行業務
日程の管理、来客の接遇、事務処理などの代行業務、環境設備、上司からの命令範囲内での代行業務

・代行してはいけない業務
決裁書類・稟議書などへの押印、経営管理に関する仕事、上司になりかわっての来客応対、上司への意見や忠告

秘書から上司への進言

・秘書から上司へ進言してもよい項目
明らかに上司の勘違いだとわかり、上司や企業に悪影響を及ぼすような上司のミス。
食事や健康面、服装に関すること。

・補佐役としての助言者
補佐役の立場であることをふまえ、アドバイスしてもよいか、控えるべきか、越権行為にならないかどうか考慮して助言する。

・言葉遣いや態度に十分注意する
上司から意見を求められた時は、控えめな態度で応じなければならない。上司に対して、指摘したり、決定を下したりするることは許されません。

仕事が競合したときの対処

・仕事が競合したとき
緊急事項や至急事項、重要事項を優先させる。

・注意する点
独断専行をしない。
仕事が競合した場合は必ず上司に報告し、自分の仕事の進行状況を伝えどちらを優先させるのか指示を得なければなりません。

日常業務の範囲内では自己の判断で優先順位を決めることが可能ですが、その範囲を越えるものは必ず上司に相談します。

・一人で処理できない場合
勤務時間内に業務終了できない場合など、一人で処理できないときは、同僚に手伝ってもらうなどして処理します。
この場合、自分の上司に許可を得ることはもちろん、同僚の上司にも許可を得ることを忘れないよう注意しましょう。
自宅への持ち帰りは、機密漏洩にもなりかねませんので、避けたほうがよいでしょう。

上司のスケジュール調整

・スケジュール変更、調整依頼があったとき
前後のスケジュールとともに変更依頼があった旨を上司に報告し、打合わせを行う。
上司への指示に従って、変更を行い、相手先へ連絡、スケジュール表を訂正する。

・スケジュール変更、調整を依頼するとき
日をあらためる際の候補日を２～３日用意し、至急、相手へ連絡し変更したい旨をつたえる。
お詫びと事情説明をし、スケジュール表の訂正を行う。

・変更、調整が決まったら
秘書のスケジュール表、上司のスケジュール表、関係部署へ配布するスケジュール表全てを訂正する。

訪問者への断り方

ここでの訪問者とは、取引先の相手や上司の友人を指します。今後の取引に悪影響を及ぼすことなく上手に断らなくてはなりません。

・注意点
断る理由を述べ、お詫びの言葉を必ず添え、相手に期待を持たせるような言動は避けはっきりと断る。
代案があれば申し出る。

・突発的事態における的確な判断力や新任上司への接し方、後輩秘書の指導など能力を発揮する場は数多くあります。
その中で秘書としての機能や役割を果すことによって、企業に求められる有能な人材になることができます。

一言アドバイス

自分の立場をわきまえ、的確に補佐できるようにしましょう。公私の区別をつけ、社内外での言動には注意すべきと思います。