情報と応対（秘書検定に合格したい！）

文書事務

・文書は記録、情報の伝達、約束事の証明、感謝の気持の表現など、幅広く役割を果します。最近はＥメールなどの発達で、文書量は減少しつつありますが、効率よい文書の受発信、作成・整理を目的に応じて処理します。
・開封できる文書は重要度、緊急度によって振り分け、開封できない文書はそのまま上司に渡します。
秘書が処理できるものは処理し、上司の指示に応じて文書を発送します。
・社内外文書など上司に代わって作成します。
・処理済みの文書はすぐ取り出せるように法則にそってファイリングしておきます。

電話応対・接遇

・秘書の印象で上司の品格も決まります。明るくさわやかな応対が基本になります。
・電話の場合、声のトーン、言葉遣いで印象が決まります。また、要領を得た話し方、聞き方、メモの取り方が求められます。
・電話には必ず使う慣用的表現があるので、習慣にしましょう。
・接遇の場合、見た目の印象や立ち居振舞い、言葉遣いなどで会社・上司の品格までが評価されているという側面があります。
・明るくさわやかであることを基本とし、加えて、てきぱきとかつマナーを心得た丁寧な対応が求められます。

情報収集・資料作成

・上司の求める情報を簡潔に的確にまとめます。
・上司の求めるテーマにそって、日常的に情報収集し、見やすくまとめます。
・新聞や雑誌の記事、インターネット上関連サイト、関係者への聴き取りなど、集めた情報は、テーマごとにスクラップするなど、効率よく検索できる方法を実践します。

一言アドバイス

電話応対、接遇、最近ではメールのマナーを理解しておくことが大切だと思います。
顔の見えない電話やメールは、一層気を配り、言葉遣いなど、日常的に心掛けておくといいでしょう。